Description du poste
PÉRIMÈTRE D’ACTIVITÉS DU SERVICE
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Pilotage des cabinets comptables (actuellement en France et en Angleterre) et d’autres prestataires (paie …)
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Gestion des cycles de règlement des fournisseurs et de facturation des clients
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Suivi de la solvabilité des clients et traitement des contentieux
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Administration de la paie (suivi des présences/heures travaillées, tickets restaurants, mutuelle, ...)
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Gestion des notes de frais
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Suivi des contrats des prestataires (échéances de renouvellement, attestations de vigilance)
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Démarches et déclarations administratives auprès des organismes (douanes, fiscal, régulateur télécoms, sécurité sociale, mutuelle, prévoyance, visites médicales, formations, …)
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Classification et archivage des documents administratifs (déclarations, contrats, factures, paies, dossiers du personnel …)
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Gestion des locaux et des consommables (cafétéria, papeterie, bureautique, ...)
Tâches
COMPTABILITÉ CLIENTS
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Ouverture des comptes clients ; validation des documents contractuels et contrôle des risques associés
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Gestion de la facturation des clients (ouverture, validation des dates de facturation, envois, clôture)
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Transmission des ventes et des mouvements bancaires associés ou nécessaires, aux experts-comptables
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Transmission des Déclarations d’Echange de Services aux services des douanes (actuellement mensuellement)
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Accompagnement des experts-comptables dans l’établissement des déclarations de TVA
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Mise en facturation des équipements non retournés ou endommagés
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Gestion des relances et du contentieux
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Suivi des suspensions de service en cas de non-respect des délais de paiement
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Présentation mensuelle de l’état des comptes clients à la direction
COMPTABILITÉ FOURNISSEURS
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Interlocuteur administratif privilégié des fournisseurs et du cabinet comptable
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Préparation des états des virements après le contrôle des bons à payer (BAP)
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Après validation, transmission des états des virements à la banque
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Réception et envoi des factures fournisseurs au cabinet comptable
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Gestion et mise à jour des comptes fournisseurs sur le logiciel de comptabilité
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Actualisation des contrats fournisseurs et des documents obligatoires
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Archivage des factures et des documents contractuels
ADMINISTRATION DES RESSOURCES HUMAINES
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Recueil et enregistrement des données nécessaires à l’établissement des paies (congés, absences, etc.)
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Pilotage du cabinet externe en charge de leur production
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Gestion des tickets restaurant
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Procéder aux inscriptions et au suivi des adhésions à la mutuelle et à la prévoyance
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Organiser et suivre les visites médicales du personnel
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Contrôle et préparation des règlements des notes de frais
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En charge du suivi des heures de travail
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Assurer le suivi des contrats des prestataires (attestation de vigilance, échéances et renouvellement)
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Archivage des documents relatifs aux dossiers du personnel
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Assurer le suivi et la mise à jour des documents réglementaires
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Participer au processus de recrutement (planification, accueil des nouveaux arrivants, etc.)
ADMINISTRATION GÉNÉRALE
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Suivi des contrats d’assurance
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En charge des interactions avec La Poste
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Interlocuteur privilégié des entreprises en charge de l’entretien des locaux
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Gestion des approvisionnements : fournitures, papeterie, consommables, cafétéria, etc.
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Participation à l’organisation des événements internes (réunion annuelle, repas de noël, etc.)
CONTRÔLE DE GESTION
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Définition des contrôles, des indicateurs et du cadre du reporting destiné à la direction
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Élaboration et mise en place des outils de reporting
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Conception des tableaux de bord de l'activité (hebdomadaires, mensuels ou trimestriels)
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Mise en place et amélioration des procédures de gestion et d'optimisation des flux d'informations financières ; en garantir la fiabilité
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Collecte des informations susceptibles d'agir sur le résultat de l'entreprise ; traduction en éléments financiers
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Effectuer les rapprochements entre les états de la comptabilité et les résultats provenant des reporting et des tableaux de bord
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Analyse et contrôle des prix et des marges
INDICATEURS DE RÉSULTATS
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Respect des délais de facturation clients
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Respect des délais de paiements des clients
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Minimisation des fuites de facturation (retards de mise en facturation, retards de résiliation des ressources)
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Respect des délais pour le paiement des factures fournisseurs
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Bases de données et historiques des règlements fournisseurs fiablesNiveau de satisfaction des clients et des fournisseurs
REPRÉSENTATION
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Représenter l’entreprise auprès des clients et des fournisseurs
SYSTÈME D’INFORMATION
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Force de proposition en ce qui concerne l’organisation et les méthodes
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Participation active au design, aux améliorations et aux mises en production des outils du SI
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Participation à l’élaboration et au suivi des documents opérationnels permettant de standardiser les prises en compte, les traitements, les escalades et les suivis, ainsi que de faciliter la formation des nouveaux arrivants
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Garant de la mise à jour dans le SI de l’entreprise de l’ensemble des informations liées à chaque activité
COMPÉTENCES ET QUALITÉS
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Bonne communication écrite et orale
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Discrétion, réactivité, très grande rigueur, polyvalence
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Capacité à négocier, bon relationnel, sens de la diplomatie
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Bonne connaissance des méthodes de contrôle de gestion
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Capacité à gérer plusieurs projets en même temps et à prioriser
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Capacité à faire aboutir un projet en facilitant les relations entre les différents services
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Maîtrise des outils bureautiques (pack Office)
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Niveau d’anglais (écrit/oral) permettant des échanges fluides avec les clients et les fournisseurs
Type d'emploi : Temps plein, Apprentissage